Главная ошибка при расчете — ориентироваться только на число гостей. Сто участников на 20-минутной кофе-паузе и те же сто участников на перерыве в середине восьмичасовой конференции потребуют разного меню. Поэтому сначала определяют продолжительность перерыва, время дня и наличие полноценного обеда.

Сколько еды нужно на одного участника?

Для стандартного перерыва на 20–40 минут можно ориентироваться на 4–6 небольших порционных позиций на человека. Это не означает шесть крупных сэндвичей: меню собирают из блюд разного веса и насыщенности.

• 1 сытная позиция — мини-сэндвич, небольшой круассан с начинкой или аналогичная закуска;
• 1–2 легкие несладкие позиции — канапе, брускетты, овощные или сырные закуски;
• 1 фруктовая или дополнительная легкая позиция;
• 1 небольшой десерт или мини-выпечка.

Если перерыв приходится на время обеда и отдельного приема пищи не будет, количество стоит увеличить примерно до 6–8 и более порционных позиций. В таком случае кофе-пауза уже приближается к легкому фуршету на конференцию.

Сколько кофе, чая и воды заказать?

Не стоит делить горячие напитки строго пополам между кофе и чаем. Предпочтения аудитории заранее неизвестны, поэтому практичнее предусмотреть оба варианта и небольшой резерв. Кроме напитков, нужны сахар, молоко или сливки, лимон, чашки, размешиватели и салфетки.

Как рассчитать меню на 20, 50 и 100 человек?

Таблица рассчитана на одну стандартную кофе-паузу. Если список участников может немного измениться, разумно заложить резерв около 5–10%. Большой запас обычно не нужен: лучше добавить разнообразие и несколько более сытных позиций, чем сильно увеличивать количество одинаковых канапе.

Меню для кофе-брейка должно позволять участнику быстро взять еду и вернуться к программе или нетворкингу. Поэтому важны компактный размер, порционная подача и отсутствие сложных соусов, костей или необходимости пользоваться ножом.

Актуальные позиции можно посмотреть в каталоге «Ель-Ок». Для мероприятий, где удобнее заказать готовую комбинацию блюд, подойдут фуршетные и тематические наборы.

Что выбрать для утренней кофе-паузы?

Утренний перерыв обычно делают более легким. Если участники недавно позавтракали, нет необходимости перегружать стол большим количеством сытных блюд. Основная задача — дать гостям возможность выпить горячий напиток и быстро перекусить.

• небольшие круассаны с несладкими начинками;
• мини-сэндвичи;
• канапе с сыром, овощами, мясом или рыбой;
• фрукты и фруктовые канапе;
• мини-выпечка;
• небольшие десерты;
• чай, кофе и питьевая вода.

Если конференция начинается очень рано, первый перерыв можно приблизить к формату делового завтрака: увеличить долю круассанов, сэндвичей и других насыщенных позиций.

Что добавить в меню днем?

В дневное время аппетит участников выше. Если полноценного обеда не предусмотрено, сладкой выпечки и пары канапе будет недостаточно. В меню стоит увеличить долю сытных сэндвичей, брускетт, круассанов с начинками и других несладких блюд.

• мини-сэндвичи и небольшие бургеры;
• круассаны с мясными, рыбными, сырными или овощными начинками;
• брускетты;
• канапе;
• порционные холодные закуски;
• овощные и фруктовые позиции;
• мини-десерты.

Какие блюда неудобны на конференции?

Хорошая закуска для кофе-паузы не требует отдельного стола и сложных приборов. При выборе стоит учитывать, что участник может одновременно держать чашку, телефон или документы.

• слишком крупные блюда, которые необходимо разрезать;
• закуски с большим количеством жидкого соуса;
• продукты, которые сильно крошатся;
• блюда, которые сложно есть одной рукой;
• позиции, быстро теряющие форму или внешний вид;
• слишком острые и специфические блюда как основу общего меню.

Одинаковый набор нельзя автоматически использовать для двухчасового семинара и конференции на полный рабочий день. Чем дольше мероприятие, тем важнее распределение еды между перерывами и тем больше значение имеет время следующего полноценного приема пищи.

Один перерыв на мероприятии до 3–4 часов

Для короткой конференции с одной кофе-паузой обычно достаточно базового расчета — 4–6 небольших позиций на человека. Если перерыв длится всего 15–20 минут, слишком большое разнообразие даже мешает: участники физически не успевают попробовать все блюда.

1. 1. 1 сытная позиция — мини-сэндвич или круассан.
2. 2. 2 легкие несладкие закуски.
3. 3. 1 фруктовая или овощная позиция.
4. 4. 1 небольшой десерт или выпечка.
5. 5. Кофе, чай и вода.

Два или три перерыва на конференции на весь день

Для полного делового дня лучше не повторять один и тот же набор несколько раз. Более удачный подход — менять акценты: утром дать выпечку и легкие закуски, днем сделать меню сытнее, а после обеда оставить кофе, фрукты и десерты.

Если вечером запланирован отдельный фуршет, последнюю кофе-паузу лучше оставить легкой. Это помогает не расходовать бюджет на лишний объем еды и сохраняет интерес гостей к следующей части программы.

На большой конференции сложно заранее знать вкусы каждого гостя, но основные пищевые ограничения лучше собирать еще на этапе регистрации. Это позволяет точнее заказать кофе-брейк и не создавать ситуацию, когда отдельным участникам практически нечего выбрать.

Какие альтернативные закуски предусмотреть?

Если точные данные есть, количество специальных позиций рассчитывают по подтвержденным участникам. Если данных нет, меню стоит сделать разнообразным и не строить его только на мясных и рыбных ингредиентах.

• овощные канапе;
• закуски с сыром;
• фруктовые позиции;
• сэндвичи или круассаны с овощными начинками;
• несколько растительных вариантов;
• отдельные десерты, если их состав соответствует заявленным ограничениям.

При подтвержденных аллергиях или медицинских ограничениях требования необходимо согласовывать отдельно. В таких случаях важен не только состав конкретного блюда, но и способ приготовления и подачи.

Как разместить разные категории еды?

Альтернативные позиции лучше группировать и подписывать. Это экономит время во время короткого перерыва и помогает участникам быстрее ориентироваться в ассортименте.

1. 1. Передайте кейтерингу общее количество участников.
2. 2. Укажите число гостей со специальным типом питания.
3. 3. Перечислите обязательные ограничения.
4. 4. Сообщите количество кофе-пауз и их время.
5. 5. Уточните, будет ли отдельный обед или вечерний фуршет.

Даже правильно рассчитанное меню не решает задачу полностью. Если 100–150 человек одновременно подходят к одной точке с кофе, значительная часть перерыва уйдет на очередь. Поэтому на крупных бизнес-мероприятиях важно продумать движение гостей и количество точек выдачи.

Как организовать подачу для большого количества гостей?

• сделать несколько точек с горячими напитками;
• разделить кофейную станцию и основную линию с едой;
• продублировать популярные закуски в разных частях стола;
• заранее выставить чашки, салфетки и необходимые приборы;
• использовать порционную подачу вместо блюд, которые нужно самостоятельно нарезать;
• организовать своевременное пополнение стола.

При коротком 20-минутном перерыве пропускная способность зоны иногда важнее дополнительного вида десерта. Участники должны успеть взять напиток, перекусить, пообщаться и вернуться в зал вовремя.

Насколько заранее заказывать кофе-брейк?

Чем крупнее конференция и сложнее обслуживание, тем раньше стоит согласовать детали. Для большого количества гостей нужно заранее проверить меню, логистику, время доставки, сервировку, необходимость персонала и технические возможности площадки.

1. 1. Уточните число зарегистрированных и подтвержденных участников.
2. 2. Определите количество и продолжительность перерывов.
3. 3. Решите, будет ли полноценный обед.
4. 4. Соберите информацию о пищевых ограничениях.
5. 5. Установите общий бюджет или ориентир на человека.
6. 6. Определите, нужна только доставка или полноценное выездное обслуживание.
7. 7. Проверьте место для столов и кофейной станции, доступ к электричеству и особенности входа на площадку.
8. 8. Согласуйте время доставки и завершения сервировки до выхода участников на перерыв.

Актуальные условия можно проверить на странице «Оплата и доставка». Для крупной конференции или индивидуального оформления заявку лучше согласовывать заранее.

Как уложиться в бюджет без нехватки еды?

Экономить лучше не за счет резкого уменьшения количества порций. Сначала определяют обязательную базу: достаточный объем воды, горячих напитков и сытных закусок. После этого бюджет распределяют между дополнительными видами канапе, десертами, более дорогими ингредиентами и оформлением.

Еще один вариант — использовать готовые наборы на определенное количество гостей. Они упрощают расчет и позволяют заранее видеть состав заказа. При необходимости набор можно дополнить отдельными позициями из каталога.

Ошибка 1. Заказывать одинаковое меню на утро и на обеденное время

Утром участникам чаще подходит легкая выпечка, сэндвичи и фрукты. Ближе к обеду стоит увеличить долю сытных несладких позиций, особенно если полноценного приема пищи в программе нет.

Ошибка 2. Считать только еду и забывать о напитках

На деловом мероприятии кофе, чай и вода являются такой же важной частью организации, как закуски. Кроме количества напитков, нужно предусмотреть чашки, сахар, молоко, лимон, салфетки и удобное размещение кофейной зоны.

Ошибка 3. Делать меню только из сладкого

Выпечка и десерты хорошо подходят для короткого утреннего перерыва, но для дневной кофе-паузы необходимы сытные несладкие блюда. Иначе участникам может не хватить еды до следующего полноценного приема пищи.

Ошибка 4. Не учитывать скорость обслуживания

Один кофейный аппарат или одна точка выдачи могут создать очередь даже при идеально рассчитанном меню. Для большого количества участников лучше заранее разделить потоки и продублировать наиболее востребованные зоны.

Чек-лист перед оформлением заказа

• подтвердите количество участников;
• определите время и длительность каждой кофе-паузы;
• решите, заменяет ли какой-либо перерыв полноценный прием пищи;
• соберите пищевые ограничения;
• согласуйте бюджет;
• определите число точек с кофе и едой;
• проверьте условия доступа на площадку;
• согласуйте доставку, сервировку и при необходимости работу персонала.